Q.入職のきっかけを教えてください。
「ここなら良い人間関係を築きながら仕事ができる」と確信を持った
以前秘書の仕事をしていて、出産を期に退職しました。子どもが大きくなって経験を生かして働きたいと思っていた時に、求人を見つけました。
面接前に院内見学をさせてもらいました。患者さんが待合室で待っている忙しい時間だったのに、みんなが笑顔で働いているのが印象的でした。特定の人がというのではなく、誰もが楽しそうにイキイキと仕事をしていたのです。
そして私が入っていくとすぐに「こんにちは」と声をかけて、あたたかく迎え入れてくれました。「こんな明るい雰囲気の職場で働いてみたいな」と思いました。
見学は、看護師のチーフが担当してくれました。とても緊張していましたが、その場の空気が和らぐような笑顔と丁寧な説明、「緊張しちゃいますよね」などと話しかけてくれる優しい心遣いに気持ちが楽になったことを覚えています。
職場の雰囲気や人間関係は一番大切だと思っていたので、「ここなら良い人間関係を築きながら仕事ができる」と確信を持ちました。
Q.現在の仕事内容を教えてください。
院長のサポートのほかにも、いろいろな仕事があります
週3日、9時30分から15時まで勤務しています。
業務が終わらない時は、家で1〜2時間仕事をすることもあります。
自分の生活と仕事のバランスを保ちながら、柔軟な働き方をさせてもらっています。
1日のスケジュールは、
9時30分に出勤。洗濯物の片付けとアイロンかけ
10時〜メールチェック
午前の診療後12時〜13時は院長やスタッフとの打合せ
13時〜打合せ後の仕事処理
15時に退勤します。
仕事内容は、院長の仕事の下調べ、セミナー資料の作成のほか、スタッフのシフト表作りや超勤管理などの人事関係、総務関係の仕事、業者とのやり取り、申請書類の作成や手続きなどをしています。
入職後しばらくしてコロナ禍になり、補助金申請の業務に追われました。医療の知識がないため、わからないところはスタッフに協力してもらいながら、どんな書類を揃えたら良いかということから少しずつ理解し、進めていきました。
とても難しく頭を悩ませる業務でしたが、申請処理が完了した時には大きな達成感を感じました。
Q.仕事をする上で心がけていることはありますか？
忙しい院長が、短時間で意思決定ができるよう情報収集している
院長が時間を有効に使えるように、常に少し先回りして動くようにしています。たとえば、見積りは数社から取り寄せる、資料を作成する時は、質問事項を予測して答えも用意しておくなどです。必要だと思ったことは積極的に準備して、その情報を効率的に報告することも大切な仕事だと考えています。
週3日出勤なので、私がいない時に対応してもらえるように、情報共有も心がけています。仕事が広範囲にわたるので、内容を一覧表にして、進捗がひと目でわかるようにしています。
単独で仕事をしているので、スタッフとコミュニケーションをとって、院内の仕事の流れを理解しようと努めています。
午前の診療が終わり午後の診療が始まるまでの間は、他のスタッフに声をかけることができるので、何をやってるのか、どんなこと考えているのかを知る大切な時間になっています。
仕事は自分一人で完結するものではありませんし、想定外のことも起こります。でも、スタッフの仕事内容やクリニックの予定がわかっていれば、その場で状況に応じたサポートをすることができます。
Q.仕事でやりがいを感じるのはどこですか？
「ありがとう」という言葉をもらった時に「また頑張ろう」と力が湧いてくる
秘書の仕事は縁の下の力持ちだと思います。地味で目立たない仕事が多いのですが、自分がサポートすることで仕事がスムーズに進んだり、院長の役に立っていると実感できた時にやりがいを感じます。
そして、仕事で関わった人たちから、「ありがとう」という言葉をもらった時には「また頑張ろう」と力が湧いてきます。
Q.溝口ファミリークリニックで働く魅力を教えてください。
子どものサポートとやりがいのある仕事を両立させることができる
母として、子どもが今の年齢でしかできないことを思いっきりやれるようサポートしたい。そのことと、自分がやりがいを感じる仕事を両立させたいと考えています。
私の場合、育児との両立を考えると、働けるのは午後3時まで。男の子が2人いてサッカーをしているため、送迎が必要なんです。平日は月曜日以外は毎日、長男は片道30分以上かけて送迎をしています。
ですから、仕事から帰って子どもにご飯を食べさせて、サッカーに行くと帰宅は午後9時半。 片付けて寝て、次の日午前9時半に出勤できると、ちょうど良いワークライフバランスが実現できるのです。
業務の垣根を越えて、スタッフ同士の連携が取れている
スタッフのみんなが思いやりに溢れていて、コミュニケーションがしっかりとれているところが魅力です。全員が業務の垣根を越えて、お互いを気遣いながら、協力しながら仕事を進めています。
例えば、どんなに急いでいる時でも、「お忙しいところ声かけてもい いですか？」と声をかけてから質問したり、仕事を頼んだり、優しい気遣いがいたるところで感じられて、心があたたかくなるんです。
自分の幸せがみんなの幸せにつながるというポジティブな考え方
クリニック全体の幸福度を上げているのは、院長の「自分が幸せであることがみんなの幸せにつながる」というポジティブな考え方だと感じています。
昨日のことですが、かけ間違いのクレーム電話に長時間対応をしてくれたスタッフがいました。その報告を聞いた院長は「そんな電話を受けてもらって申し訳なかったね」とねぎらいの言葉をかけていたんです。そのスタッフをいたわる態度や気遣いが心にしみました。
院長がいつもそんな風に接してくれるから、みんなもお互いに「大変だったね」「疲れたよね」「悲しかったよね」と言ってあげられるのではないかと思うんです。改めて、素晴らしい環境だなと感動しました。
Q.成長できたと思われる部分はどこですか？
みんなの思いやりに接して、寛容な心に成長できた
院長をはじめ、スタッフのみんなの思いやりある態度を見て「小さなことでカリカリしてはいけないな」と思うようになりました。
働いている時は冷静に対処できるので、思いやりも持てるのですが、家に帰っていつもの自分に戻った時が問題でした。「ささいな事で子どもにガミガミ言うのは良くないな」と反省しました。
そのおかげで子どもとの喧嘩が減り、家族に「昔に比べて喧嘩しなくなったよね」と言われています。
Q.今後の目標を教えてください
院長の挑戦を手助けすることが目標
私自身はサポート業務なので、院長の挑戦を手助けすることが目標です。院長はやりたいことがたくさんあるので、その実現に向けてサポートしていきたいと思っています。
院長のひらめきやアイデアを形にするために、わからないことや、どこから手をつけると良いか調べたり、情報収集のアンテナを張っています。
院長が、地域貢献のために「医療を軸とした生活に役立つ知識を皆さんに知ってもらう場を作りたい」と思っているので、沢山のプロジェクトが動いています。私もプロジェクトを通じて地域に貢献できるのではないかとワクワクしています。
Q.応募を検討されている方へのメッセージをお願いします。
自分の時間や家庭を大切にしながら働くことができる職場
院長が「かかわる人に幸せになってほしい」という考えを持っているので、とても働きやすい職場環境です。
秘書の業務は多岐に渡りますが、スタッフ同士が気遣い、感謝を伝えあうカルチャーの中で、協力しながら働けるので、一人で仕事を抱えて「どうしよう」と悩むことはありません。勉強好きで、努力家の方が多いので、自分も刺激を受けて成長することができます。
柔軟な働き方ができるのも魅力で、自分の時間や家庭を大切にしながら、やりがいを感じながら働くことができる、恵まれた職場だと思います。